Como Definir os Processos da Organização

Uma das formas mais eficazes de se gerir uma empresa é pensá-la como uma cadeia, ou seja, por ELOS, de processos.
Nesse sentido, os processos podem ser classificados dentro de 3 categorias:
- Processos Estratégicos : como Planejamento Estratégicos e Gestão de Desempenho.
- Processos de Negócios: como Marketing, Planejamento, Compras, Produção e Logística.
- Suporte/Apoio: Financeiro, Contábil, Recursos Humanos e Tecnologia da Informação.
Basicamente a metodologia da Gesta por Processos/Business Process Managemente compreende a instalação de uma SALA-DE-PROJETOS, para seguir uma metodologia de trabalho que em última instância vise muito mais do que organizar, criar padrões, discutir o negócio da empresa e criar resultados que possam perpetuar a competitividade da empresa no mercado.
Um negócio de uma empresa pode ser composto por vários negócios (diferentes ou similares). O desafio empresarial é INTEGRAR o funcionamento diário desses negócios com a adesão de pessoas capacitadas e a tecnologia adequada e, a baixo custo, gerir as operações e a estratégia definida. Para tanto, a metodologia aborda uma organização através das seguintes etapas:
- Diagnóstico do Contexto do Negócio da empresa (negócios, clientes, parceiros, concorrentes, alianças estratégicas, tecnologia, recursos humanos, fornecedores e regulamentação).
- Análise do Nível de Maturidade dos Processos dos diversos negócios.
- Plano do Projeto pela Metodologia do PMBOK (Metas, Riscos, Prazos, Equipes, etc), para os processos priorizados.
- Mapeamento dos Processos Atuais Contratados para descobertas de oportunidades e anomalias. O mapeamento não visa criar padrões de procedimentos, mas identificar gaps de desempenho. É realizado sempre com uma equipe interfuncional do projeto. Por exemplo, se o processo priorizado for a Logística, estarão na sala-de-projeto, fluxografando os processos atuais, profissionais das áreas da Logística (planejamento da vendas, supervisores comercias, supervisores de qualidade) + profissionais das áreas de interfaces (vendas - que entregam os pedidos, compras - que compram os insumos, logística - que espera a entrega do produto, tecnologia da informação - que disponibiliza informação, e recursos humanos - pois o trabalho envolve uma equipe discutindo questões da empresa numa sala, debruçada sobre dados e fatos.
- Benchmarking e Modelagem de Novos Processos com as melhores práticas a serem absorvidas no novo processo de modo a elevá-lo para um novo patamar de desempenho em termos de knowledge management, changem management, tecnologia e padrões de procedimentos.
- Desenho do Novo Processo, com especificações para a Qualidade Total/ISO9000, para Controles Internos (através da definição do Balanced Scorecard do Processo) e especificações para desenvolvimento ou aquisições de sistemas (aplicações ou sistemas integrados ERPs).
- Plano de Implantação do Projeto pela Metodologia do PMBOK (Equipes, Prazos, Riscos, Análise de Investimento de Inovações, etc) contendo as inovações que afetam estratégia, processos, recursos humanos e tecnologia da informação.
Após a análise de investimentos e priorização de inovações, o Plano de implantação pode conter ações imediatas de automação de processos através de ferramentas de BPMS ou workflow, assim como ações organizacionais de definição de perfis de cargos, treinamentos, entre outras. A implantação também pode envolver a entrega ao mercado de RFIs (Request for Informations) para obtenção de informações sobre a qualidade de fornecimento de desenvolvimento de software ou de infra-estrutura tecnológica.
Posteriormente, pode ser realizada uma seleção para fornecimento de produtos, desenvolvimento ou serviços de infra-estrutura, através da entrega de uma RFPs (Request for Proposal) ao mercado de fornecedores.
O Plano de implantação pode ter seu gerenciamento/acompanhamento de 6 meses a dois anos, conforme contratado.

Esta matéria teve contribuição de Gianni Paulo Freitas Tavares(Consultor de Processo)

Desde já agradeço pela atenção

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